文档生成与编辑：一句话出方案，一句话改 PPT
本篇涵盖的知识重点
- 一句话生成通知、方案、申请、制度、汇报等正式 Word 文档
- 描述文档时要说清目标、对象、语气和结构四项要求
- 二次修改只需说明差异，无需重写整段提示词
- 制作 PPT 要同时给素材、页数要求、受众对象和风格偏好
- 可调用文档生成相关专家提升生成效率与版式质量
- 先定读者再定语气与深度，是文档质量的第一变量
- 修改时直接说哪里要补、要删、要调风格，效率最高
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文档生成与 PPT 制作的要点解读
作用文档是写给具体的人看的，读者决定了语气和深度，结构决定了它能不能直接用。
操作直接描述文档目标、对象、语气和结构要求。示例指令：「请帮我生成一份正式的公司年会策划方案，包含活动目标、基本信息、流程安排、节目策划和预算，整体语气正式，适合提交给管理层审批。」一次把页数、章节、必须包含的模块讲清楚，能显著减少返工。
注意不同读者决定文档语气与内容深度——给管理层审批和给团队执行的同一份方案，侧重点并不一样，别用同一套要求。
- 文档目标：这份东西要解决什么问题、达成什么结果
- 对象：写给谁看，管理层、客户还是执行团队
- 语气：正式、克制、轻松还是带点号召力
- 结构：需要包含哪些模块、大约多少篇幅
作用重发一整段提示词既慢又容易丢失上下文，直接说「哪里要变」是更高效的改法。
操作文档生成后无需打开文件逐项修改，直接说明调整意见即可。WorkBuddy 会在原有内容基础上继续修改，无需重新编写整段提示词。
注意一次最好聚焦一类改动（补内容、调结构或改语气），混在一起容易顾此失彼。
- 补细节：「预算清单需要更详细。」
- 加约束：「请为每个流程环节补充一条注意事项。」
- 调风格：「整体语气再正式一些，适合给老板审批。」
作用PPT 的质量高度依赖输入素材与约束，同时提供这两者才能得到可用的初稿。
操作同时提供素材、页数要求、受众对象和风格偏好。示例指令：「请根据我提供的项目总结材料，制作一份 10 页以内的汇报 PPT，风格简洁专业，适合业务评审场景，并突出成果、数据和下一步计划。」材料可以是文本素材、汇报大纲或参考模板。
注意页数和风格这类约束务必在首次指令里给出，事后追加往往需要重新排版。
- 素材：文本素材、汇报大纲或参考模板，决定内容丰度
- 页数要求：先给上限，避免摊得太薄或太挤
- 受众对象：评审委员会、客户还是内部团队，决定详略取舍
- 风格偏好：简洁专业、活泼还是偏数据感
作用通用生成在版式和排版细节上容易平庸，专业能力可以补齐这一环。
操作在生成文档或 PPT 时，可以调用文档生成相关的专家来提升生成效率与版式质量；在对话中提出「用文档生成专家来做」这类要求即可。
注意专家能力以页面实际展示为准，不同客户端可调用的专家可能不同；如果调用不到，回到基础指令也能完成生成。
作用文档类任务最容易在反复返工里耗掉时间，用三条硬建议约束住第一轮输入最有效。
操作生成前先定读者与结构，修改时只说差异，PPT 把页数与风格一次给全，然后逐轮微调直到可以交付。
注意不要指望一次指令就得到终稿；分轮微调比大段重写更省时间，也更可控。
- 先说清目标读者：不同读者决定文档语气与内容深度
- 一次说明清楚结构：例如页数、章节、必须包含的模块
- 修改时直接说差异：与其重写，不如明确指出哪里需要补充、删减或调整风格
提效与质量的补充提醒
- 适用场景包括快速生成通知、方案、申请、制度、汇报等正式文档，也适用于方案撰写、汇报材料制作与已有内容优化。
- 二次修改是在原有内容基础上继续改，不需要重新编写整段提示词，因此修改意见写得越具体越省轮次。
- PPT 的页数要求与风格偏好建议在首次指令里一次给出，事后追加往往需要重新排版。
- 文档生成相关的专家可提升生成效率与版式质量，但可调用的专家以客户端实际展示为准。
拓展训练
```markdown
请帮我生成一份《部门季度 OKR 复盘与下季度规划方案》Word 文档，要求：1）读者是公司管理层，语气正式、结论先行；2）结构包含上季度目标完成情况（呈现 OKR 与完成度）、关键成果与数据、未达标原因分析、下季度目标与关键举措、资源需求与风险提示；3）每条结论后面必须跟一句支撑数据或事实，没有数据的地方标注「待补数据」；4）篇幅控制在 1500 字以内，输出为 Markdown，方便我后续转成 Word。
```得到一份结构完整、结论先行的方案初稿；完成度一目了然，缺数据处被明确标注，补完即可提交。
```markdown
我有一份已经生成好的方案文档（随后粘贴全文），现在需要做三轮修改，请逐轮执行并每轮说明改了什么：第一轮，把预算部分拆成明细，含项目、单价、数量、小计与合计；第二轮，为每个流程环节补充一条注意事项，写成「风险 + 应对措施」的句式；第三轮，把整体语气调整为正式、克制、适合提交管理层审批，删掉所有口语化表达和感叹句。三轮完成后，输出一份修改前后对比摘要，列出主要变动点。
```三轮修改依次完成，并附对比摘要；预算有明细、环节有风险应对、语气统一，文档达到可提交状态。
```markdown
请根据我提供的项目总结材料（随后粘贴），制作一份 10 页以内的汇报 PPT，要求：1）受众是业务评审委员会，风格简洁专业；2）必须突出成果、关键数据和下一步计划，其中数据部分至少包含 2 张图表；3）每页给出标题、要点（不超过 4 条）和备注讲稿（每页 60 字以内）；4）结尾页明确列出需要的资源支持与决策事项。先输出 PPT 大纲供我确认，确认后再生成完整内容。
```先拿到 10 页以内的大纲，确认后得到含图表、要点与讲稿备注的完整汇报稿；评审时能直接照着讲。
```markdown
我们团队经常要生成通知、方案、申请、制度、汇报这 5 类文档，每次都要现想提示词。请帮我为每类文档各写一条可直接复用的指令模板，模板里用方括号标注需要填写的变量（如[文档主题]、[读者对象]、[必须包含的模块]、[语气要求]、[篇幅上限]），并在模板开头统一加一段通用约束：结论先行、数据必须标注来源、不确定的信息标注「待确认」而不得编造。输出为 Markdown，每类一条，可直接复制。
```得到 5 条带变量占位符的指令模板；团队成员填几个方括号就能得到格式统一、不会胡编的文档初稿。
本文基于官方文档再创作，具体以官方文档站实际展示为准。