数据管理入口：已分享文件与已归档任务怎么管
本篇涵盖的知识重点
- 数据管理统一入口在「头像 - 设置 - 数据管理」
- 任务产物分享后会进入「我分享的文件」列表统一管理
- 分享文件支持复制链接、下载文件与取消分享三种操作
- 取消分享后文件从列表移除，他人无法再通过链接访问
- 任务列表归档后可在「已归档任务」中找到
- 已归档任务可取消归档恢复到任务列表，也可删除
- 删除任务有二次确认弹窗，删除后不可查看也不可继续对话
操作路径一览
分享文件与归档任务的管理要点
作用分享出去的文件和归档掉的任务都不在常规列表里，得从统一入口才能找到并回收。
操作点击界面上的头像，在菜单中选择「设置」，再进入「数据管理」。页面内主要管理两类内容：已分享的文件和已归档的任务。
注意如果看不到入口，先确认当前客户端已登录；两类内容分列展示，处理前先确认自己点的是哪一类。
作用先摸清自己已经把哪些产物分享出去了，才能判断有没有该收回的链接。
操作将任务的产物分享后，文件会出现在「我分享的文件」列表中。打开这个列表，逐条核对分享出去的内容，挑出已经失效或不宜继续公开的项目。
注意列表只记录通过 WorkBuddy 分享出去的文件；分享链接一旦被他人保存或转发，取消分享只能阻断链接访问，无法撤回对方已下载的内容。
作用这三个动作覆盖了分享文件的完整生命周期：继续分发、留档，以及最关键的收回。
操作在「我分享的文件」中可以对每条记录执行三种操作：复制文件分享链接、下载文件、取消文件分享。需要继续分发就复制链接，需要本地留档就下载，需要收回就点取消。
注意取消分享后文件会从列表中移除，他人无法再通过该链接访问；操作前请确认没有协作方还在依赖这个链接。
- 复制链接：还要继续分发给新的协作方时用，避免重新生成一条新链接造成版本混乱
- 下载文件：需要本地留档或链接即将收回前先备份一份
- 取消分享：内容过期、涉及敏感信息或协作结束时用来彻底收回访问权
作用归档只是让任务列表变干净，任务本身仍占着记录，需要继续对话时得先把它放回来。
操作将任务列表中的任务归档后，任务会出现在「已归档任务」列表。在这个列表里选择「取消归档」，任务就会恢复到任务列表，可以继续查看和对话。
注意取消归档前先确认任务产出还在；如果只是要取回产物，建议恢复后再导出保存，别长期依赖归档区做存储。
作用删除是不可逆动作，这一步决定了会不会把还有价值的对话与产出一起清掉。
操作在「已归档任务」列表中执行「删除任务」，系统会弹出二次确认弹窗，确认后任务才被删除。删除前先确认产物是否已导出、任务是否还有复用价值。
注意删除任务后不可查看、也不可继续对话，属于不可逆操作；涉及还有价值的产出时，建议先取消归档并把产物导出保存。
- 产物是否已导出：文件、表格、报告先落到本地再删
- 是否还有复用价值：同类任务能否拿它当模板
- 是否涉及他人协作：确认没有协作方还需要查看这个任务
- 取消归档：任务恢复到任务列表，可以继续查看和对话
- 删除任务：弹窗二次确认，删除后不可查看、不可继续对话
回收与删除前的注意点
- 分享出去的链接只要被他人保存或转发过，取消分享只能阻断链接访问，无法撤回对方已下载的内容，敏感材料应在分享前就做脱敏。
- 取消分享后文件会从「我分享的文件」列表中移除，恢复需要重新分享，操作前先确认没有协作方还在依赖这个链接。
- 删除任务会弹窗二次确认，但确认后不可查看、也不可继续对话，属于不可逆操作。
- 建议定期（如每月）进一次数据管理，先处理分享链接再清理归档任务，避免两类内容各自堆积。
实操练习
```markdown
我要清理一批已经过期或不宜继续公开的 AI 任务分享链接。请帮我设计一份「分享链接盘点清单」，包含：需要逐条登记的字段（文件名、分享时间、来源任务、接收方、是否仍需要公开）、判断一条链接该保留还是取消的标准（至少 5 条）、以及收回链接前的沟通动作模板（发给协作方的一句话说明），并特别说明哪些内容属于必须优先收回的敏感材料。输出为 Markdown 清单，不涉及任何实际文件操作。
```得到一份含登记字段、判断标准与沟通话术的清单；照单清理一遍后，过期外链被集中收回，未过期的也能说清为什么保留。
```markdown
我的 AI 任务列表里已经积累了大量归档任务，想做一次分级清理。请帮我制定一套分级规则：按「仍有复用价值 / 产出已导出 / 完全无效」三类划分，为每类给出判断依据与对应的处理动作（取消归档、先导出再删除、直接删除），并特别说明删除前必须完成的检查项，以及删除后不可查看、不可继续对话这一后果意味着什么。要求输出为一决策说明加一份 5 步的执行流程。
```得到一套分级规则和 5 步流程；按它清理归档列表时，不会因为图省事删掉还有价值的任务，也不会留下大量无效记录。
```markdown
团队多人共用 AI 工具，分享文件和归档任务很随意。请起草一份《团队分享与归档约定》，包含：什么内容允许分享出去、分享前必须做的脱敏检查项（至少 4 条，覆盖个人信息、密钥、财务数据、未公开业务数据）、分享链接的有效期与定期复查节奏（建议每周或每月）、以及归档与删除的权限边界，并说明取消分享后链接失效但已下载内容无法撤回这一限制。输出为 Markdown，条款具体可执行。
```得到一份团队约定的初稿；其中脱敏检查项与复查节奏明确，能直接纳入团队周常检查。
```markdown
请帮我写一份每月 10 分钟的「AI 数据管理例行清单」，内容覆盖两处：已分享的文件与已归档的任务。要求每项动作都写清在哪儿点（入口为头像 - 设置 - 数据管理）、看什么、什么情况下动手，动作总数控制在 8 条以内，并标注其中哪些是不可逆操作需要先导出备份。用 Markdown 有序列表输出，语言简洁。
```得到一份 8 条以内、可直接照着点的月度例行清单；每月跑一遍即可保持分享链接与归档列表不失控。
本文基于官方文档再创作，具体以官方文档站实际展示为准。